Veiledning for gjennomføring av pliktig organisering i vassdrag med god organisering

Veiledning for gjennomføring av pliktig organisering i vassdrag med god organisering

Hva menes med god organisering?

Med god organisering menes at alle, eller så godt som alle rettighetshavere på den fiskbare delen av anadrom strekning, er medlemmer i ett lag. Gjeldende andelsfordeling er omforent og godt innarbeidet. Laget kan da gjennomføre en forenklet prosess beskrevet i forskriftens §3, nest siste ledd (se figur bakerst).1
Det forutsetter altså at man med god samvittighet kan si at ”rettighetshaverne i all hovedsak allerede er organisert i dagens lag” og at det framstår som urimelig å hevde det motsatte. Hvis det derimot ikke føles som en riktig beskrivelse av dagens tilstand, må man kjøre full organiseringsprosess med forberedende møte, valg av interimstyre som fastsetter andeler og til sist et stiftelsesmøte. Det er imidlertid ingen ting i veien for at man bygger en slik prosess på dagens vedtekter og andelfordeling. En annen andelsfordeling enn 75/25, krever imidlertid da en tilslutning fra alle.
Poenget med denne vurderingen omkring grad av organisering i dag, er at man senere skal være sikre på at prosessen holder juridisk, om noen skulle finne på å prøve gyldigheten av et vedtak for retten. Det kan jo oppstå konflikter senere for eksempel i forhold til tvangsinnkreving av årsavgift eller stenging av vald p.g.a. manglende rapportering. Det ville jo være dumt om laget vil kvie seg for å ta slike grep fordi man er usikker på om prosessen som ble gjort rundt organiseringen holder vann. Er dere usikre - kjør full prosess!

Forenklet prosess for godt organiserte lag:

1. Styret i eksisterende lag tar initiativ til prosessen

2. Vurdere lagets geografiske utstrekning
2.1. Først bør laget vurdere om det kan være aktuelt å justere lagets virkeområde. Vurderingen må da gå på følgende:

• Utgangspunktet for forskriften er at organiseringsplikten gjelder hele anadrom strekning. Det bør imidlertid vurderes om det er mulig å utøve fiske på strekningen og derigjennom ha potensiale for inntekter ved salg av fiske. Dette henger sammen med kravet om å bidra økonomisk til fellesforvaltningen. Det vil være urimelig å pålegge rettighetshavere uten mulighet for inntjening, kostnader knyttet til fellesforvaltningen. Gjennom deltakelse i laget kan man for eksempel være med på påvirke fiskereglene, men må i utgangspunktet også være med på betale forvaltningsutgiftene etter sin andel. Dette er altså hensyn som ofte vil tale i hver sin retning i forhold til ønske om deltakelse. For felleskapets del, vil flere medlemmer gi mer administrasjonsarbeid, men også flere å dele kostnadene på.
• Mindre sideelver med dårlige fiskemuligheter og øvre deler av lakseførende strekning hvis det tynne bestander der, er det naturlig å utelate. Det samme gjelder fiskerettshavere i innsjøer på anadrom strekning, så sant de ikke har vesentlige inntekter av salg av fiske etter anadrom laksefisk. Som en del av vurderingen, skal også legges til grunn de aktuelle rettighetshavernes ønske om å være med i laget eller ikke.
• Det kan også være aktuelt å utelate strekninger av elva innenfor de ytre begrensingene hvis det ikke er mulig å fiske androm fisk der. Her gis imidlertid enkeltrettighetshavere mulighet til å være med i laget hvis de har et ønske om å bidra.
• Hvis laget finansierer hele sin drift gjennom salg av fiske, er det ikke så nøye med denne vurderingen, siden rettighetshaverne da ikke vil måtte betale forvaltningsavgift. Rettighetshavere uten fiskemuligheter vil da ikke bli pålagt kostnader.
• For slike marginale strekninger kan et alternativ være, at alle er med i laget, men rettighetshavere uten fiskemuligheter slipper å betale forvaltningsavgift.

2.2. Hvis det kan være aktuelt å utvide eller innskrenke området, bør de berørte rettighetshaverne innkalles til et informasjonsmøte for å lodde stemningen i forhold til deres deltakelse. Hvis dette gjelder mange rettighetshavere, kan et slikt infomøte kunngjøres i avis for å slippe kostnader og arbeid med skriftlig innkalling.
På bakgrunn av tilbakemeldinger fra berørte rettighetshavere bestemmer styret hvorvidt lagets geografiske utstrekning skal justeres. Interimstyret fastetter på bakgrunn av disse vurderingene, de ytre begrensingene for laget. Enkeltrettighetshavere utenfor de ytre begrensningene og i innsjøer, med ønske om å være med, gis ikke mulighet til det. Når det gjelder vanskelig fiskbare strekninger midt i elva, gis imidlertid enkeltrettighetshavere mulighet til å være med i laget hvis de har et ønske om å bidra.

2.3. Hvis styret innskrenker lagets område i forhold til tidligere, skal de rettighetshaverne som nå ikke blir medlem i laget, informeres om dette.
2.4. Kommunen kan bistå med å fremskaffe kunnskap om rettighetsforhold og kontaktinformasjon til rettighetshavere som ikke er med i laget fra før. Adresseliste i for eksempel Excel-format gjør det enkelt å flette og skrive ut brev og konvolutter

3. Ikke-medlemmer på åpenbart godt fiskbare strekninger
Hvis det er rettighetshavere på åpenbart godt fiskbare strekninger som i dag ikke er medlem i laget, bør disse informeres spesielt om grunnlaget for at de nå vil måtte bli medlem i laget og prosessen rundt det. Det bør informeres om muligheten til å motsette seg innkallingen til iverksettingsmøtet. Videre bør det informeres om de økonomiske og administrative konsekvensene av å mosette seg innkallngen og det i tilfelle må gjennomføres en full organiseringsprosess etter forskriften (hvis mer enn 1/5 motsetter2 seg innkallingen).
Dette gjøres enten gjennom skriftlig informasjon eller aller helst gjennom et informasjonsmøte. Ved sistnevnte vil to-veis kommunikasjon forhåpentligvis oppklare uklarheter. En får også en indikasjon på om gjeldende vedtekter og andelsberegning er noe de som ikke er medlem i laget, kan godta, eller om det er hensiktsmessig å gjøre justeringer. Nye medlemmer vil få tildelt andeler etter lagets eksisterende modell for andelsberegning.

4. Justere vedtekter
4.1. Styret vurderer hvilke endringer som må gjøres i vedtektene for tilpasning til de nye bestemmelsene i forskriften.
4.2. I formålsparagrafen eller der det måtte passe inn, må det legges til: ”Laget er fastsatt og drives etter Forskrift om pliktig organisering og drift av vassdrag med anadrome laksefisk av 25. juni 2013”.
4.3. Hvis vedtektene har bestemmelser om utmelding, må disse endres. Det vil nå ikke være mulig å melde seg ut av laget
4.4. Sjekk at vedtektene er i henhold til kravet i § 8: ”Vedtekter for fellesforvaltningen skal som minimum inneholde bestemmelser om styresammensetning, herunder en balansert geografisk fordeling, funksjonstid, regler for årsmøte og årsmøtevedtak, blant annet om ekstraordinært årsmøte, krav til innkalling, innkallingsprosedyre og årsmøtets beslutningsdyktighet og ansvarsområde, samt styrets ansvarsområde.”
4.5. Ved disse vedtektsendringene trenger en ikke å følge lagets gjeldende bestemmelser om vedtektsendring da de er et resultat av et offentlig pålegg. De vedtas med alminnelig flertall på iverksettingsmøtet. Dette gjelder imidlertid kun endringer i vedtekter som er en direkte følge av bestemmelsene i Forskrift om pliktig organisering og drift av vassdrag med anadrome laksefisk

5. Innkalling til iverksettingsmøte
5.1. Iverksettingsmøtet kan godt gjennomføres i forkant av lagets årsmøte
5.2. Styret sender ut innkalling til iverksettingsmøtet med i h.t. forskrift, minimum 3 ukers varsel. Av hensyn til muligheten for å skriftlig kunne motsette seg innkallingen og lagets håndtering av disse, bør innkallingen foretas med minst 5 ukers varsel. Hvis mer enn 1/5 motsetter seg innkallingen, får styret da i hvert fall et par uker på å forberede det som da blir et forberedende møte (se 5.4. og 5.5. under).

• Se eksempel på innkalling her

5.3. Ta vare på lister som viser hvilke rettighetshavere det er sendt innkalling til som dokumentasjon i h.t. kravet i §3
5.4. Innkallingen skal inneholde:
5.4.1. opplysninger om tid og sted for møtet
5.4.2. fastsatt andelsfordeling
5.4.3. vedtekter med forslag til vedtektsendringer
5.4.4. en adresse for innsending av evt innsigelser
5.4.5. Innkallingen må inneholde følgende tekst:
”Det innkalles med dette til iverksettingsmøte i h.t. Forskrift om pliktig organisering og drift av vassdrag med anadrome laksefisk, §3, 5. ledd. Hvis du ikke motsetter deg innkallingen innen 2 uker etter mottakelse av denne møteinnkallingen, godkjenner du andelsfordelingen slik den er beskrevet her. Hvis 1/5 av rettighetshaverne skriftlig motsetter seg innkallingen3, vil møtet bli omgjort til et forberedende møte i h.t. §3, 4. ledd. Det vil da måtte gjennomføres en full organiseringsprosess etter forskriften”
5.5. Hvis laget har vurdert stemningen blant rettighetshaverne riktig, vil det ikke bli innsigelser fra mer enn 1/5 av rettighetshaverne. Hvis så likevel skulle skje, vil møtet bli å regne som et forberedende møte. Se da ”Veiledning for gjennomføring av forberedende i vassdrag uten eller med svært mangelfull organisering fra før”
5.6. Husk i tillegg å sette inn annonse i lokalavisa (hvis en ikke er 100% sikker på at alle rettighetshavere er innkalt)

6. Gjennomføring av iverksettingsmøtet
6.1. Før møtet må det forberedes et opplegg for registrering av frammøtte (gjerne et registreringsbord på vei inn i møtelokalet hvor det registreres navn og Gnr/Bnr og evt fullmakter)
6.2. Samtidig registreres eventuelle feil i navn på eier og/eller adresser
6.3. Det kan være lurt å samtidig dele ut stemmelapper påført den enkelte rettighetshavers andeler. Dette gjør evt gradert avstemming lettere å gjennomføre
6.4. Det må settes av tilstrekkelig tid til denne registreringsjobben, før møtet kan begynne
6.5. Den/de som har tatt initiativ til innkallingen eller den de har forespurt, ønsker velkommen og tar initiativ til valg av møteleder
6.6. Møteleders første oppgave er å utpeke en protokollfører
6.7. De frammøtte er allerede registrert på vei inn, men møteleder kontrollerer at alle er registrert ved opprop
6.8. Dernest må møteleder vurdere om fullmakter er gyldige: Ingen kan møte med mer enn to fullmakter. Ektefelle eller samboer kan møte og stemme uten særskilt fullmakt. Er et selskap fiskerettshaver kan daglig leder/forretningsfører eller styremedlem møte og stemme. Hvis det ikke er en person som har selskapets prokura skal den som møter bemyndiges gjennom for eksempel formannskapsvedtak (hvis kommune er eier) eller styrevedtak. For eiendommer som ligger i sameie, kreves et skriftlig sameievedtak (flertallsvedtak) som utpeker hvem som skal stemme på møtet.
6.9. Frammøtte som av møteleder er vurdert å ikke ha stemmerett, kan likevel bli værende på møtet og kan tilkjennegi sine synspunkter som skal protokollføres
6.10. Justerte vedtekter legges fram for vedtak. Vedtak fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte fiskerettshaverne, regnet etter den enkeltes andel i fisket (§7, 2. ledd)
6.11. Iverksettingsmøtet heves
6.12. Det informeres på møtet hvordan protokollen gjøres tilgjengelig, enten ved utsendelse eller ved utlegging på nett
6.13. Evt årsmøte settes og valg m.v. gjennomføres i.h.t. vedtatte vedtekter